Các doanh nghiệp và dịch vụ in ấn thường xuyên có nhu cầu tính chi phí thực tế cho mỗi trang in màu để từ đó có chính sách giá phù hợp nhất trong công tác mời chào khách hàng, đối tác. Bài viết này hướng dẫn cách dùng các phần mềm, tiện ích để tính độ phủ và chi phí trang in, phù hợp cho máy in phun cũng như máy in laser màu.
CHUẨN BỊ
Để bắt đầu, bạn cần chuẩn bị 3 phần mềm sau:
PrimoPDF: Trước tiên, bạn cần một phần mềm chuyển tập tin văn bản, ảnh đồ họa sang định dạng PDF – thông dụng có thể kể đến PrimoPDF (http://www.primopdf.com). Quá trình cài đặt phần mềm miễn phí này rất đơn giản, người dùng chỉ cần nhấn nút Next để hoàn thành các bước cài đặt. (Hình 1)
AVPSoft APFill Ink Coverage Meter: Dùng để đo độ phủ mực trên trang in. Bạn có thể tải về tiện ích này từ trang chủ của hãng AVPSoft (http://www.avpsoft.com), phiên bản 5.4 mới nhất có thể dùng thử trong 30 ngày. (Hình 2)
AFPL Ghostscript: Tiện ích miễn phí (mã mở) GPL Ghostscript này cho phép phần mềm APFill tính độ phủ mực của tập tin PDF. Có thể tải xuống tại địa chỉ http://downloads.sourceforge.net và cài đặt dễ dàng.
THỰC HIỆN
Trước tiên, bạn mở tài liệu Microsoft Word muốn in (Hình 3). Chọn in tài liệu thành tập tin PDF (tương tự thao tác in bình thường, nhưng thay vì in ra giấy, hãy chọn in bằng phần mềm PrimoPDF mà bạn đã cài đặt). (Hình 4)
Đến đây, bạn đã có phiên bản PDF của tài liệu cần in. Bạn có thể xem lại tài liệu bằng phần mềm Acrobat Reader. (Hình 5)
Bước tiếp theo, để tính toán độ phủ mực của trang in, bạn hãy mở tiện ích APFill Ink Coverage Meter. Mặc định, tiện ích sẽ chạy nền với biểu tượng nằm trên khay hệ thống ở góc phải màn hình.
Nhấn chuột phải vào biểu tượng APFill để làm xuất hiện trình đơn điều khiển (ở lần đầu tiên chạy, bạn sẽ thấy hộp thoại yêu cầu đăng ký xuất hiện, hãy bỏ qua khâu này bằng cách nhấn nút Continue without registration).
Trên trình đơn vừa xuất hiện, bạn chọn CMYK Coverage ratio (PS,PDF). (Hình 6)
Sau đó, bạn chọn đường dẫn đến tập tin PDF cần tính độ phủ. Chọn nút Yes trong hộp thoại Confirm để xác nhận tập tin cần mở. (Hình 7)
Trong cửa sổ chính chương trình APFill, nhấn vào nút Calculate this page để tính toán độ phủ mực cho trang in (nếu cần thực hiện trên nhiều trang, bạn có thể nhấn nút Calculate all pages). (Hình 8)
APFill sẽ thực hiện tính toán trong vòng vài giây và hộp thoại kết quả sẽ xuất hiện ngay sau đó. (Hình 9).
Ví dụ, với tập tin PDF như Hình 4, chúng ta có kết quả như sau:
Cyan (màu xanh): 22,46%
Magenta (màu đỏ): 30,54%
Yellow (màu vàng): 26,37%
Black (màu đen): 1,16%
Tiếp theo, chúng ta phải thực hiện các bước tính toán chi phí cho trang in. Hãy kiểm tra loại mực mà máy in của bạn sử dụng. Bạn có thể tham khảo thông tin về giá trên trang web của nhà sản xuất. Trong bài này, tác giả chọn máy in HP OfficeJet Pro 8000, sử dụng loại mực HP 940 làm ví dụ. (Hình 10)
Trước tiên, chúng ta hãy tính chi phí hộp mực màu xanh (Cyan). Với giá 19,99 USD (khoảng 380.000 đồng), theo thông tin hãng sản xuất sẽ in được 900 trang có độ phủ chuẩn 5%. Từ kết quả mà phần mềm APFill Ink Coverage Meter, chúng ta có thể thấy màu Cyan chiếm 22,46% trang in.
Từ đó, ta có công thức:
22,46 chia 5 = 4,492 lần
Như vậy, với trang in có độ phủ 22,46% màu Cyan, chúng ta sẽ in được ít hơn 4,492 lần so với độ phủ 5%:
900 trang chia 4,492 = 200,35 trang
Hộp mực Cyan giá 380.000 đồng, in được 200,35 trang. Do đó, chi phí mỗi trang in sẽ là:
380.000 chia 200,35 = 1.900 đồng
Chúng ta có được chi phí mực Cyan cho mỗi trang in là 1.900 đồng.
Lặp lại các bước tương tự như trên, chúng ta có được chi phí cho mỗi màu mực:
Cyan – 1.900 đồng
Magenta – 2.600 đồng
Yellow – 2.300 đồng
Black – 115 đồng
Và kết quả cuối cùng, tổng chi phí một trang in màu thử nghiệm là: 6.915 đồng.
Tham khảo: http://homeprintingtips.blogspot.com/